Een serieus probleem, want je weet dat sommige mensen zonder koffie niet meer functioneren aan het einde van de dag. We hebben er daarom vijf minuten van onze kostbare tijd over gediscussieerd. Nee, het lag er niet aan dat we steeds zeurden over de niet-duurzame flesjes, bekertjes en losse theezakjes. Het lag er ook niet aan dat het UFB het niet meer wilde bezorgen. Het kwam door de Arbo-regels: geen gesjouw meer met zware kannen op de trap. Gelukkig kwamen we snel tot een oplossing: we zouden de koffie voortaan zelf wel naar boven dragen.

Deze anekdote lijkt misschien nietszeggend, maar heeft wat mij betreft precies die elementen die je leert tijdens het raadslidmaatschap: formele processen zijn onmisbaar (die koffie moet netjes volgens de geijkte procedures aangevraagd worden), informeel valt er veel te regelen (die koffie dragen we zelf wel), en een universiteit besturen is een complexe puzzel van maatschappij, personen, belangen en regels (die koffie hangt af van meer dan alleen het werk van één koffiezetapparaat). Laat ik elk van deze elementen wat verder in detail bespreken.

1. Formeel als voordeel

Een sporadische toeschouwer van een vergadering van de UR denkt wellicht dat we alleen tijdens die twee uur interacteren met de bestuurders van onze universiteit. “Saai”, zal er misschien zelfs even gedacht worden. Maar op dat moment is er vaak al heel wat ge- en bediscussieerd. De raad krijgt stukken waarin diverse plannen zijn geformuleerd, bereidt deze voor in kleinere setting en formuleert gezamenlijk een reactie richting het College van Bestuur (CvB). Wanneer deze negatief dreigt te zijn, zoals deze cyclus het geval was met de plannen voor verplichte matchingsmodules voor aanstaande studenten, wordt er tussendoor spoedoverleg georganiseerd met de betreffende bestuurder om met elkaar te zoeken naar mogelijke oplossingen.

De formele vergadercyclus is van belang: zonder zal de medezeggenschap niet kunnen functioneren. Zo bespraken we deze cyclus ook een notitie van mijn eigen fractie PhDoc: ‘Versterken van de facultaire PhD community binnen Universiteit Leiden’. Het formele proces heeft dan als voordeel dat je het plan serieus bespreekt met zowel je collega-raadsleden, als met een beleidsmedewerker van het Bestuursbureau en het CvB. Bovendien is er de kans dat het opgepakt wordt door de media, zoals in dit geval door de Mare. Natuurlijk is het nu afwachten hoe en wanneer faculteiten aan de slag zullen gaan met ons plan om eigen promovendiraden in te stellen en zo het goede voorbeeld van Geesteswetenschappen volgen. Maar het plan ligt in ieder geval op tafel en geeft aanleiding na te denken over de PhD community van onze universiteit.

2. Het ‘Barrera-gehalte’ van de medezeggenschap

Maar dan over de informele kant van het raadslidmaatschap. Wat er informeel gebeurt, is soms interessanter. Zo zijn er de borrels in Barrera, waar de UR en het CvB samenkomen na afloop van de vergadering. Het zijn de momenten waarop we rustig kunnen napraten, we vrij van gedachten kunnen wisselen over de universiteit en we elkaar wat beter leren kennen. Vergeet niet dat dat ook een mooi moment is om wat ideeën of issues op tafel te leggen en te kijken hoe de vlag erbij hangt.

Maar ook op andere momenten vindt er informeel contact plaats, bijvoorbeeld toen de richtlijn voor het Ius Promovendi voor UHD’s werd ontwikkeld en de rector PhDoc vroeg om actief mee te denken (natuurlijk hadden we ons er ook tegenaan bemoeid als hij dat niet had gevraagd). Dit is wat het raadswerk naast een promotieonderzoek zo leuk maakt: je bent niet alleen vrij je eigen ideeën in te brengen en beleidsstukken te becommentariëren, maar wordt ook door bestuurders en ambtenaren gevonden als sparringpartner op specifieke dossiers. Je leert de organisatie beter kennen en je ziet hoe hard men elke dag werkt aan het verbeteren van de gang van zaken.

3. "De Universiteit is als een stoomschip."

Tot slot leer je al snel als raadslid dat de universiteit een complexe organisatie is. Je gaat er vol motivatie in, denkt dat het wel gemakkelijk is om het een en ander te veranderen, om er dan achter te komen dat dat niet zomaar het geval is. Afval gescheiden laten ophalen? Geen uitgemaakte zaak, want we zitten vast aan contracten, die verschillen tussen Leiden en Den Haag, en dit moet bovendien afgestemd worden met de betreffende dienst. Een evaluatie onder studieadviseurs? Loopt vertraging op vanwege drukte en overleg met diverse partijen. Een probleem binnen een specifieke faculteit? Dan moet je echt eerst even bij de betreffende faculteitsraad aankloppen. Het raadswerk vraagt dus niet alleen om een lange adem, maar ook om kennis van de organisatie en een proactieve houding richting de betrokken actoren.

De rector zei eens iets dergelijks als: “Het besturen van een universiteit is als een stoomschip, je trekt heel hard aan het stuurwiel en dan beweeg je een klein stukje een bepaalde kant op”. Er zijn veel verschillende krachten die een invloed hebben op de koers van een universiteit, en dat is maar goed ook. Binnen onze universiteit ligt er veel autonomie bij de faculteiten en de opleidingen. De kunst is te balanceren tussen deze autonomie en de grotere visie voor de hele universiteit. De universiteitsraad is maar een klein radartje in dit geheel. Maar mijns inziens een onmisbare, die het verdient om heel af en toe wat koffie geserveerd te krijgen.