Als lid van de personeelsgeleding van de Universiteitsraad namens FNV Overheid maakte Bart zich vier jaar lang sterk voor het instellen van deze functie. Tijd voor een interview.

Waarom moest er een ombudsfunctionaris komen?
Studenten hebben al geruime tijd een universiteitsbrede ombudsman. Met succes, want deze functionaris is een belangrijke rol gaan spelen voor studenten die verzeild zijn geraakt in problematische situaties. Personeelsleden hadden geen beschikking over een ombudsman. Men kon wel naar een vertrouwenspersoon, maar de ervaring leerde dat het oplossen van de problematiek hier soms strandde. De vertrouwenspersoon was veelal toch iets te veel ingebed in het kader van de betreffende dienst. Een oplossing kon in een aantal gevallen bijvoorbeeld een gesprek met de leidinggevende of directeur zijn, terwijl daar juist het probleem lag.
Hiernaast is functie van de vertrouwenspersoon niet zodanig ingericht dat hij of zij zelf proactief onderzoek gaat doen naar misstanden of problematiek. Een ombudsfunctionaris kan zelf faculteiten langsgaan en een brede ‘scan’ maken van eventuele misstanden. Hierbij krijgt de functionaris een universiteitsbrede blik, die een vertrouwenspersoon ontbeert.

Zijn er dan zoveel onzichtbare misstanden?
Gelukkig niet! Op de meeste plekken gaat het goed. Je moet echter als universiteit altijd een sterk en goedlopend mechanisme achter de hand hebben, mocht er onverhoopt toch iets spaak lopen. Het besef dat er een goed systeem is voor het aan de kaak stellen van misstanden zorgt al voor een sterker gevoel van sociale veiligheid.

Welk verschil gaat de ombudsfunctionaris exact maken?
De ombudsfunctionaris is een universiteitsbrede functionaris, die niet gelieerd is aan een faculteit of specifieke groep. Vanuit deze autonome positie heeft de functionaris een krachtige meerwaarde voor medewerkers. Het proactief en systematisch onderzoek kunnen doen en de zichtbaarheid van de functie zullen dit complementeren.

Zichtbaarheid is een sleutelwoord?
Ja, absoluut. Het is daarom ook belangrijk dat niet alleen centraal op de medewerkerswebsite, maar bijvoorbeeld ook bij het inwerken van nieuwe collega’s de ombudsfunctionaris de revue passeert. Het is fijn om te horen dat de universiteit daar ook goed mee aan de slag gaat.

Van belang is wel dat de ombudsfunctionaris niet een imago krijgt dat het aanhankelijk maken van zaken bij hem of haar direct een grote escalatie betekent. Dat zou juist weer afstand kunnen creëren. In alle informatievoorziening moet zodoende goed beschreven worden wat de functie behelst en welke stappen een ombudsfunctionaris kan (en moet) zetten.

Wat zijn de valkuilen van de functie?
Die focus op systematiek kan ook een valkuil zijn. Het moet niet zo zijn dat de ombudsfunctionaris elk jaar met een vers rapport komt waarin staat dat de werkdruk groot is en dat de tijdelijke contracten een probleem zijn. Daar zijn we ons allemaal al terdege van bewust. De ombudsfunctionaris moet juist ook een bepalende rol kunnen spelen bij specifieke problemen die medewerkers ervaren binnen hun directe werkomgeving.

Dus ook in situaties waar een vertrouwenspersoon allicht een eerste rol speelt?
Jazeker. Bij veel faculteiten zijn (onderzoeks)groepen of diensten klein van opzet. Denk bijvoorbeeld aan groepen van vijftien of twintig medewerkers. Als daar sprake is van machtsmisbruik door bijvoorbeeld een leidinggevende, dan kan dat een bijzonder grote impact hebben. Werknemers zullen zich onveilig voelen om binnen die bepaalde werkstructuur de problematiek aan te kaarten. Daar moet (met nadruk) ook de ombudsfunctionaris een rol gaan spelen.

Zijn we er met een ombudsfunctionaris?
Nee. Het wordt een belangrijk radertje in het bouwwerk dat sociale veiligheid heet. Er zijn echter nog andere stappen te zetten. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van een goed exitgesprek met iemand buiten de eigen dienst. Zo kan een medewerker die de universiteit verlaat op een eerlijke, zorgvuldige wijze vertellen hoe zijn of haar dienstverband is verlopen.

Wellicht nog wel belangrijker is dat we blijven kijken naar de grote mechanismen die sociale onveiligheid in de hand werken. Een personeelslid met een tijdelijk contract voelt zich vaak weerhouden om een misstand aan de kaak te stellen. Het zou immers kunnen gebeuren dat je tijdelijke contract niet wordt verlengd omdat je aan de bel trekt. Hoe meer personeel je hebt met tijdelijke contracten, des te groter de kans dat misstanden niet gemeld worden. Je creëert dan een bepaalde werkcultuur waarin het ‘vechten’ voor een verlenging van het contract belangrijker is.

Kortom, een groter aantal vaste contracten creëert pas echt meer sociale veiligheid?
Ja, een volmondig ja! Dat is goed werkgeverschap in al haar facetten.